Du unterstützt das Team bei der vielseitigen Abwicklung von Verfahrens- und Mandatsbearbeitungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf am Empfang und im administrativen Bereich.
Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem:
- Professioneller und herzlicher Empfang unserer Besucher*innen, Mandant*innen und Geschäftspartner*innen
- Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe sowie kompetente Auskunftserteilung
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost (Briefpost, E-Post, Faxe) und deren fristgerechte Verteilung
- Digitalisierung und Erfassung des Posteingangs im Dokumentenmanagementsystem
- Sorgfältige Zuordnung und Bearbeitung einzelner Poststücke
- Erstellung von Erstanschreiben und Standardschreiben an Schuldner*innen, Banken, Versicherungen und weitere Beteiligte
- Anlage von Gutachten und Berichten an Amtsgerichte inklusive Zusammenstellung der Anlagen
- Führung des Wiedervorlagesystems für Sachbearbeiter*innen und Überwachung von Fristen
- Koordination und Vorbereitung unserer Besprechungsräume
- Aktenmanagement und Archivierung – sowohl digital als auch physisch
- Organisation von Botengängen und Beschaffungswesen